Kamis, 08 April 2021

KOMUNIKASI

7.4. KOMUNIKASI
    Organisasi harus menentukan komunikasi nternal dan eksternal yang relevan dengan sistem manajemen mutu termasuk:
    a) Berkomunikasi tentang apa
    b) Kapan Komunikasi
    c) Dengan siapa berkomunikasi
    d) Bagaimana cara berkomunikasi
    e) Siapa yang berkomunikasi

    Diatas merupakan klausul 7.4 tentang komunikasi dari ISO 9001:2015, dimana organisasi dituntut untuk melakukan komunikasi dua arah ke segala penjuru dari top manajemen ke direktur, manajer, supervisor dan pekerja dengan tujuan mengefektivitaskan sistem manajemen mutu yang terbangun.
    Seperti yang sudah dijalankan pada penerapan sistem manajemen mutu terkait komunikasi seperti meeting/ Rapat informasi terkini terkait persyaratan peraturan dan perundangan terbaru, melaui madding atau email.
    Dalam hal ini ada salah satu contoh komunikasi dalam bentuk meeting Management Review atau Rapat Tinjauan Manajemen dengan pelaksanaan satu kali dalam satu tahun dilakukan pada pengujung akhir tahun.
Dimana agenda meeting sesuai dengan klausul 9.3.2 Management Review Input yaitu:
    1. Status tindakan dari tinjauan manajemen sebelumnya
    2. Perubahan atas isu eksternal dan internal yang relevan dengan sistem manajemen mutu
    3. Informasi tentang kinerja dan efektifitas sistem manajemen mutu, termasuk trend dalam:
        a) Kepuasan pelanggan dan umpan balik dari pihak berkepentingan
        b) sejauh mana sasaran mutu telah terpenuhi
        c) Ketidaksesuaian dan tindakan perbaikan
        d) Ketidaksesuaian dan tindakan perbaikan
        e) Pemantauan dan pengukuran hasil
        f) Hasil audit
        g) Kinerja penyedia layanan
    4. Kecukupan sumber daya
    5. Efektifitas tindakan yang diambil untuk menangani risiko dan peluang
    6. Peluang untuk peningkatan

    Dalam rapat tinjauan manajemen dimana dihadiri oleh topm manajemen, direktur, kepala departemen, site manajer, serta perwakilan pekerja, dimoderatori oleh kepala departemen QHSSE.
    Masih banyak komunikasi yang ada didalam organisasi untuk meningkatkan sistem manajemen mutu, hal yang harus diperhatikan dalam komunikasi adalah intensitas pelaksanaan dan pengambilan keputusan berbasis data yang dimiliki organisasi untuk memberikan perbaikan yang berkelanjutan.