Organisasi harus memenuhi persyaratan untuk kegiatan pasca pengiriman terkait dengan produk dan layanan. Dalam menentukan kegiatan pasca pengiriman yang diperlukan, organisasi harus mempertimbangkan:
1. Persyaratan hukum dan peraturan
2. Potensial konsekuensi yang tidak diinginkan terkait dengan produk dan layanan
3. Sifat, penggunaan dan jangka waktu yang dimaksud atas produk dan layanan
4. Persyaratan pelanggan
5. Umpan balik pelanggan
CATATAN: kegiatan pasca pengiriman dapat mencakup tindakan di bawah ketentuan garansi, kewajiban kontrak seperti jasa pemilihan, dan layanan tambahan seperti daur ulang atau pembuangan akhir.
Diatas merupakan persyaratan penerapan dalam ISO 9001:2015 pada Klausul 8.5. Produksi Penyediaan layanan – 8.5.2. identifikasi dan penelusuran.
Kegunaan mampu telusur adalah memastikan kejelasan identifikasi ketika dimulai dan diakhirinya pembuatan produk sampai diterima pelanggan. Wujud mampu telusur itu berkesinambungan rekaman dan flow proses produksi yang jelas. Identikasi dan Mampu Telusur yang baik akan sangat membantu analisa kita bila ditemukan ketidaksesuaian.
Identifikasi dan Mampu telusur harus ditetapkan melalui analisis dan mempertimbangkan: kondisi internal, pelanggan, peraturan, sehingga Identifikasi dan mampu telusur dapat:
1. Mengidentifikasi atau memisahkan produk yang ditahan atau dianggap reject
2. Memastikan kesesuaian dengan persyaratan yang ditentukan pelanggan/regulasi, misalkan:
persyaratan pelanggan menetapkan panjang - potong sebagai point penting, maka di traceability harus memastikan apa saja yang terkait rekaman panjang potong produk harus diidentifikasi mulai dari jenis material yang dipakai sampai prosesnya.
3. Memastikan sistem dokumentasi yang disimpan (soft dan hard copy atau data yang diarsip) sesuai dengan persyaratan pelanggan atau ketentuan regulasi.
4. Memastikan telusur ke satu produk dapat dipenuhi
5. Menjamin identifikasi dan mampu telusur ke karakter safety dan regulatory dapat ditelusur sampai pemasok, pembuatan ilustrasi yang jelas akan mempermudah pemahaman antara persyaratan dan sistem pengiriman.
6. Dijadikan acuan untuk memastikan kesesuaian ketika ada perubahan, apa saja yang diperiksa dapat dilihat di bagan mampu telusur
Untuk melakukan analisis sebelum menentukan bentuk mampu telusur dan bagaimana pengembangannya, ada baiknya kita melakukan identifikasi hambatan yang sering terjadi dalam membuat bagan mampu telusur, hambata itu tidak terbatas pada:
1. Kurangnya rekaman atau pencatatan
2. Dilakukan oleh pelaksana yang belum memahami manfaat mampu telusur
3. Belum dipahami bagaimana memastikan persyaratan pelanggan atau ketentuan peraturan sudah dipastikan dengan bukti disetiap tahapan proses.
4. Penetapan efektifitas mampu telusur beragam, tidak ada ketentuan metode (No single modeling method)
Analisa dalam pembuatan dan pengembangan identifikasi mampu telusur, dapat dilakukan dengan cara ini, tetapi tidak terbatas pada:
1. Identifikasi persyaratan (pelanggan atau ketentuan dari regulasi atau internal)
2. Tentukan pemilihan apa saja yang dijadikan acuan (Architecture selection)
3. Klasifikasi persyaratan tersebut (utamakan mengcover karakter yang penting)
4. Buat draft skema identifikasi dan mampu telusur
5. Lihat di lapangan dan uji (Flow-down to design, code, and test)
6. Memasukan semua rekaman yang disepakati menjadi data base
7. Link-kan data base
8. Bentuk pelaksanaan, lakukan perbaikan bila ada rekaman yang tidak sesuai.
Identifikasi dan penelusuran merupakan bukti komitmen kita untuk menyediakan produk sesuai ekspektasi pelanggan.
